- ChatGPT Business kostet laut OpenAI 21 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung bzw. 26 € bei monatlicher Abrechnung, ab zwei Nutzern (Stand Oktober 2026).
- Microsoft 365 Copilot Business kostet laut Microsoft regulär 18,20 € pro Nutzer und Monat zzgl. MwSt. bei Jahresabo und setzt einen passenden Microsoft-365-Business-Tarif voraus (Stand Oktober 2026).
- Copilot Chat ist für Nutzer mit berechtigtem Microsoft-365-Abonnement ohne Zusatzkosten enthalten – die tiefe Integration in Word, Excel, Outlook und Teams gibt es erst mit der Copilot-Lizenz.
- OpenAI trainiert laut eigener Aussage standardmäßig nicht mit Geschäftsdaten aus ChatGPT Business, Enterprise und der API.
- Ein eigener Assistent über eine API lohnt sich vor allem, wenn er auf Firmenwissen zugreifen, in eigene Abläufe eingebunden oder für Kunden nutzbar sein soll.
1. Welche KI-Assistenten kommen für KMU infrage?
Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen gibt es drei realistische Wege: ein fertiges Abo wie ChatGPT Business, einen Assistenten innerhalb der vorhandenen Bürosoftware wie Microsoft 365 Copilot oder Gemini in Google Workspace, oder einen eigenen Assistenten, der über eine Programmierschnittstelle (API) an ein Sprachmodell angebunden ist und mit Ihrem Firmenwissen arbeitet.
Die Wahl hängt weniger vom „besten Modell“ ab als von drei Fragen: Mit welchen Werkzeugen arbeitet Ihr Team schon? Welche Daten sollen verarbeitet werden? Und soll der Assistent nur Mitarbeitenden helfen oder auch in Abläufe und Kundenkontakte eingebunden werden?
2. Was kosten ChatGPT Business und Microsoft 365 Copilot?
Beide liegen bei rund 20 € pro Nutzer und Monat, rechnen aber unterschiedlich. Die folgenden Preise stammen von den offiziellen Preisseiten, Stand Oktober 2026. Microsoft weist sie zzgl. MwSt. aus; bei OpenAI ist auf der Preisseite kein Steuerhinweis angegeben.
| Angebot | Preis pro Nutzer/Monat | Bedingungen |
|---|---|---|
| ChatGPT Business | 21 € (jährlich) bzw. 26 € (monatlich) | Ab 2 Nutzern |
| ChatGPT Enterprise | Individuelles Angebot | Über den Vertrieb, für größere Unternehmen |
| Microsoft 365 Copilot Business (Add-on) | 18,20 € zzgl. MwSt. (Jahresabo); Aktionspreis 15,60 € vom 1. Juli bis 31. Dezember 2026, nur im ersten Jahr | Nur mit berechtigtem Microsoft-365-Business-Tarif, bis 300 Nutzer |
| Microsoft 365 Copilot Chat | Ohne Zusatzkosten | Mit berechtigtem Microsoft-365-Abo; Agenten werden nach Verbrauch abgerechnet |
Google bindet Gemini direkt in die Workspace-Tarife ein; im kleinsten Tarif Business Starter ist der Funktionsumfang laut Google eingeschränkt. Rechnen Sie bei allen Abos die Lizenz für jeden Nutzer mit – bei 15 Mitarbeitenden summieren sich auch kleine Beträge. Prüfen Sie Preise vor dem Kauf auf der jeweiligen Herstellerseite, denn Tarife und Aktionen ändern sich häufig.
3. Wie unterscheiden sich die Optionen bei Datenschutz, Integration und Firmenwissen?
Der größte Unterschied liegt darin, wo der Assistent arbeitet und worauf er zugreifen darf. Copilot lebt in Microsoft 365, ChatGPT Business ist ein eigener Arbeitsbereich mit Konnektoren zu anderen Tools, ein eigener Assistent wird genau dort eingebaut, wo Sie ihn brauchen. Die Tabelle fasst die wichtigsten Kriterien zusammen.
| Kriterium | ChatGPT Business | Microsoft 365 Copilot | Eigener Assistent (API) |
|---|---|---|---|
| Kosten | Fester Preis pro Nutzer | Lizenz pro Nutzer zusätzlich zu Microsoft 365 | Einmalige Entwicklung plus laufende Kosten nach Nutzung |
| Datennutzung | Laut OpenAI standardmäßig kein Training mit Geschäftsdaten | Unternehmensdatenschutz innerhalb der Microsoft-365-Umgebung | Über API-Verträge steuerbar, inkl. Wahl des Hosting-Standorts |
| Integration | Konnektoren u. a. zu Microsoft 365, Google Drive, Slack | Direkt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams | In jede Anwendung, Website oder jeden Workflow einbaubar |
| Firmenwissen | Über Konnektoren und eigene GPTs | Über Ihre Microsoft-365-Daten (Mails, Dateien, Chats) | Gezielt ausgewählte Quellen, z. B. Handbücher oder Produktdaten |
| Aufwand | Gering: buchen, Regeln festlegen, schulen | Gering bis mittel: Berechtigungen in Microsoft 365 aufräumen | Mittel bis hoch: Konzept, Entwicklung, Betrieb |
Mit OpenAI können Sie für ChatGPT Business, Enterprise und die API einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum) abschließen. Was das für Ihren konkreten Einsatz bedeutet, beschreibe ich im Artikel zur DSGVO-konformen Nutzung von KI. Im Zweifel lassen Sie die Vertragslage rechtlich prüfen.
4. Wann lohnt sich ein eigener KI-Assistent?
Ein eigener Assistent lohnt sich, wenn ein Standard-Abo an Ihre Abläufe, Daten oder Kunden nicht herankommt. Technisch verbindet er ein Sprachmodell per API mit ausgewählten Firmenquellen. Dieses Verfahren heißt Retrieval-Augmented Generation (RAG): Der Assistent sucht zuerst passende Textstellen in Ihren Dokumenten und formuliert die Antwort auf dieser Grundlage.
- Der Assistent soll Kunden antworten, etwa auf der Website oder im Support – dafür sind Mitarbeiter-Abos nicht gedacht.
- Er soll in bestehende Systeme wie CRM, Ticketsystem oder Warenwirtschaft eingebunden werden und dort Schritte auslösen.
- Die Datenverarbeitung soll in der EU bleiben: Bei Microsoft Foundry etwa verarbeiten „Data Zone“-Bereitstellungen Anfragen laut Microsoft nur innerhalb der EU-Datengrenze.
- Viele Personen nutzen ihn nur gelegentlich – dann kann Abrechnung nach Verbrauch günstiger sein als eine Lizenz pro Kopf.
Bei API-Anfragen bewahrt OpenAI Ein- und Ausgaben laut eigener Aussage bis zu 30 Tage auf, um Missbrauch zu erkennen; für berechtigte Endpunkte ist auch eine Nutzung ohne Datenaufbewahrung möglich. Wie solche Assistenten zu Agenten werden, die Aufgaben selbstständig erledigen, zeige ich im Beitrag zu KI-Agenten im Mittelstand.
5. Welche Lösung passt zu welchem Unternehmen?
Als Faustregel gilt: Starten Sie mit dem Werkzeug, das zu Ihrer vorhandenen Software passt, und bauen Sie nur dort selbst, wo ein Abo nicht reicht. Die folgende Entscheidungshilfe ist ein Richtwert aus meiner Beratungspraxis, keine starre Regel.
- Ihr Team arbeitet täglich in Outlook, Word, Excel und Teams: Beginnen Sie mit dem kostenlosen Copilot Chat und lizenzieren Sie Microsoft 365 Copilot zunächst für die Rollen, die am meisten profitieren.
- Sie nutzen Google Workspace: Prüfen Sie zuerst, was Gemini in Ihrem Tarif bereits kann.
- Sie arbeiten mit gemischten Tools oder brauchen vor allem Texte, Recherche und Analysen: ChatGPT Business ist ein schneller, unkomplizierter Einstieg.
- Der Assistent soll Kunden bedienen, auf ausgewähltes Fachwissen zugreifen oder Prozesse anstoßen: Dann ist ein eigener Assistent über eine API die passende Lösung, oft ergänzend zu einem Abo.
6. Wie führe ich einen KI-Assistenten im Unternehmen sinnvoll ein?
Mit klaren Regeln, aufgeräumten Berechtigungen und einer kurzen Schulung. Legen Sie fest, welche Daten in den Assistenten dürfen, prüfen Sie bei Copilot vorab, wer auf welche Dateien Zugriff hat, und zeigen Sie Ihrem Team an echten Beispielen, wie gute Ergebnisse entstehen. So vermeiden Sie, dass Mitarbeitende auf private Konten mit schwächerem Datenschutz ausweichen.
Wenn Sie wissen möchten, ob ein Abo reicht oder ein eigener Assistent mit Ihrem Firmenwissen mehr bringt, finden Sie mein Vorgehen auf der Seite zur KI-Integration mit Agenten und Workflows. Einen ersten Überblick bekommen Sie im kostenlosen Bedarfscheck.
Quellen
- OpenAI – ChatGPT Preise (Business und Enterprise), abgerufen Oktober 2026
- OpenAI – Enterprise-Datenschutz bei OpenAI
- Microsoft – Microsoft 365 Copilot für Unternehmen (Preise), abgerufen Oktober 2026
- Microsoft – Microsoft 365 Copilot Chat
- Google Workspace – Preise und Tarife
- Microsoft Learn – Bereitstellungstypen in Microsoft Foundry (Data Zone EU)
Über den Autor
KI- und IT-Berater sowie Full-Stack-Entwickler. Mit VU Studio in Wiesbaden begleite ich kleine und mittlere Unternehmen von der ersten Idee bis zur laufenden Lösung – von KI-Integration über individuelle Software bis zur Website.
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Fragen
Haben Sie Fragen? In meinem FAQ-Bereich finden Sie schnelle Antworten auf die häufigsten Fragen.
Für Firmendaten eher nicht. Laut OpenAI-Preisseite werden Inhalte aus den Privatkunden-Tarifen wie Free und Plus zum Training verwendet, sofern Nutzer nicht widersprechen. Zudem fehlen zentrale Verwaltung, Single Sign-on und ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Für den beruflichen Einsatz mit internen Daten ist ein Business-Tarif die sauberere Wahl.
Ja, technisch spricht nichts dagegen, beide Werkzeuge für unterschiedliche Rollen zu kombinieren. Wirtschaftlich lohnt sich das nur, wenn klar ist, wer welches Werkzeug wofür nutzt. Sonst zahlen Sie doppelt für ähnliche Funktionen. Ein kurzer Pilot mit festen Aufgaben schafft hier Klarheit.
Das hängt vor allem von der Nutzung ab. Über eine API zahlen Sie pro verarbeiteter Textmenge, dazu kommen Hosting, Wartung und gelegentliche Anpassungen. Seriös beziffern lässt sich das erst, wenn Anwendungsfall, Nutzerzahl und Datenquellen feststehen. Ein kleiner Prototyp liefert dafür belastbare Verbrauchswerte.
Auf Wunsch ist das möglich. OpenAI gibt für ChatGPT Enterprise Datenresidenz in zehn Regionen an, darunter die EU. Welche Daten genau erfasst sind und welche Bedingungen gelten, sollten Sie im Angebot und im Auftragsverarbeitungsvertrag prüfen und im Zweifel rechtlich bewerten lassen.